飲食店のシフト作成に、毎月何時間もかかっていませんか？
スタッフの希望休を確認しながら、営業時間、必要人数、人件費、スタッフごとのスキルまで考える必要があります。
ようやく完成したと思っても、
「この時間帯にレジができる人がいない」
「新人だけの時間ができている」
「ピークタイムの人数が足りない」
といった問題が見つかり、何度も作り直すことがあります。
AIを使えば、条件を整理してシフトのたたき台を作り、人員不足や条件の見落としを確認できます。
今回は、飲食店のシフト作成をAIで効率化する方法を紹介します。
関連記事：
【内部リンク】飲食店の求人募集文をAIで作る方法｜応募につながる書き方
飲食店のシフト作成が難しい理由
飲食店のシフトは、単純に空いているスタッフを配置すればよいわけではありません。
- 営業前の仕込みができる人
- レジやホールを任せられる人
- 調理ポジションに入れる人
- 新人を教えられる人
- ピークタイムを回せる人
- ワンオペができる人
同じ人数でも、スタッフの経験やスキルによって営業できるかどうかが変わります。
そのため、名前と希望休だけではなく、担当できる仕事まで整理する必要があります。
AIに任せられる作業
AIは、シフト作成の補助として次のような作業に使えます。
- 希望休を一覧にする
- 出勤できるスタッフを整理する
- 必要人数に合わせてシフト案を作る
- 人数が不足する時間帯を見つける
- 新人だけになる時間を確認する
- 特定のスタッフに勤務が偏っていないか確認する
- 応援が必要な日を一覧にする
AIが作るのは、あくまでシフトのたたき台です。
最終的な勤務時間や人員配置は、必ず店長や責任者が確認します。
AIへ伝える情報
シフト案を作ってもらう前に、次の情報を準備します。
店舗の情報
- 対象期間
- 営業時間
- 仕込み開始時間
- 閉店作業の終了時間
- 時間帯ごとの必要人数
- 定休日
- 忙しくなる曜日や時間帯
スタッフの情報
- スタッフ名
- 出勤可能日
- 希望休
- 出勤できる時間
- 担当できるポジション
- ワンオペが可能か
- 新人教育が可能か
- 週の勤務上限
- 連続勤務を避けたい日数
個人情報を入力したくない場合は、「スタッフA」「スタッフB」のように仮名を使いましょう。
実際の店舗で起きるシフトの問題
私が関わった小規模な飲食店では、営業時間が長く、基本的に2つの時間帯へ分けてシフトを作っていました。
スタッフの人数だけを見ると足りているように見えます。
しかし、実際にはワンオペで営業できるスタッフと、まだ一人では任せられないスタッフがいました。
そのため、単純に出勤回数を均等にすると、営業を任せられない時間帯が発生します。
結果として、別店舗から月に何度も応援を入れる必要がありました。
このような場合は、AIへ人数だけでなく、
- 一人で営業できるスタッフ
- 教育が必要なスタッフ
- 応援を依頼できる日
- 忙しい時間帯
まで伝えることが重要です。
シフト作成に使えるプロンプト
次の文章をコピーし、店舗の情報に合わせて変更してください。
【コピペ用プロンプト】
あなたは飲食店の店長を補助するシフト作成担当者です。
以下の条件をもとに、シフト案を作成してください。
【店舗情報】
対象期間：
営業時間：
仕込み開始時間：
閉店作業終了時間：
時間帯ごとの必要人数：
忙しい曜日・時間帯：
定休日：
【スタッフ情報】
スタッフA：
出勤可能日：
希望休：
勤務可能時間：
担当できるポジション：
ワンオペの可否：
新人教育の可否：
週の勤務上限：
スタッフB：
出勤可能日：
希望休：
勤務可能時間：
担当できるポジション：
ワンオペの可否：
新人教育の可否：
週の勤務上限：
スタッフC：
出勤可能日：
希望休：
勤務可能時間：
担当できるポジション：
ワンオペの可否：
新人教育の可否：
週の勤務上限：
以下の条件を守ってください。
- 希望休には勤務を入れない
- 必要人数を下回る時間帯を明記する
- 新人だけになる時間帯を作らない
- ワンオペの時間は、対応可能なスタッフを配置する
- 特定のスタッフへ勤務が偏らないようにする
- 条件を満たせない場合は、勝手に変更せず「要確認」と表示する
- 応援が必要な日時を別に一覧表示する
最後に、次の3つを出力してください。
- 日ごとのシフト表
- 人員が不足している日時
- 店長が確認する項目
AIへ入力する例
対象期間：9月8日から9月14日
営業時間：11時から21時
仕込み開始時間：10時
閉店作業終了時間：22時
必要人数：通常1人、12時から14時と18時から20時は2人
忙しい曜日：金曜日、土曜日、日曜日
スタッフA：調理・ホール・レジ可能、ワンオペ可能
スタッフB：ホール・レジ可能、調理は研修中、ワンオペ不可
スタッフC：調理・ホール可能、新人教育可能
スタッフD：土日のみ勤務可能
このように条件を具体的に伝えると、現場で使いやすいシフト案になります。
AIが作ったシフトの確認ポイント
AIからシフト案が出たら、次の項目を確認してください。
- 希望休が守られているか
- 営業時間の前後まで人員が配置されているか
- ピークタイムの人数が足りているか
- 新人だけの時間帯がないか
- 必要なポジションを担当できる人がいるか
- 連続勤務や勤務時間に無理がないか
- 応援が必要な日が明確になっているか
- 人件費が予算内に収まるか
AIは、店舗の忙しさやスタッフ同士の相性までは正確に判断できません。
シフト案をそのまま確定せず、現場を知っている店長が必ず調整しましょう。
関連記事：
【内部リンク】飲食店の新人教育マニュアルをAIで作る方法
AIはシフト作成よりも条件整理に役立つ
AIを使う大きなメリットは、シフトを自動で完成させることだけではありません。
「どの時間帯が不足しているのか」
「誰に仕事が偏っているのか」
「どのポジションを教える必要があるのか」
これらを見えるようにすることにも価値があります。
毎月同じスタッフへ応援を頼んでいる場合は、単なるシフト不足ではなく、ワンオペできるスタッフが育っていないことが原因かもしれません。
シフト表から店舗の教育課題を見つけることもできます。
まとめ
AIを使えば、希望休、営業時間、必要人数、スタッフのスキルを整理し、シフトのたたき台を短時間で作れます。
ただし、AIへ名前と出勤可能日だけを伝えても、現場で使えるシフトにはなりません。
ワンオペの可否、担当できるポジション、新人教育の可否まで入力することが大切です。
AIで条件整理とシフト案の作成を行い、最後は店長が現場の状況と人件費を確認して完成させましょう。
次回の記事
次回は、
「言われないと動かない店長を変える仕組み」
を紹介します。
店長会議が相談だけで終わってしまう原因と、決定事項・担当者・期限・成功基準まで決める方法を、実際の現場経験をもとに解説します。